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PIM, Ecommerce • 9 Minuten Lesedauer

Implementieren von PIM neben ERP

Martin Roxlau | 29-01-2020

In der Regel hat jedes Unternehmen seine Produktdaten in einem ERP-System gespeichert. Wenn Sie außerdem ein PIM zum Einsatz bringen ist es ganz wichtig, die jeweilige Rolle der Systeme festzulegen. Wie werden die Daten aus dem ERP aktuell verwendet und wie sollen die PIM Daten zukünftig genutzt werden? Und dabei geht es nicht nur um die Produktdaten. Auch die Datenprozesse rund um Nutzung, Pflege und Governance der Daten müssen unter die Lupe genommen werden. Um den richtigen Ansatz für Ihre Produktdaten auszuwählen, ist entscheidend, wie der erste Datensatz eines Produkts angelegt wird.

Der Bedarf und die Nachfrage für die Nutzung von PIM-Systemen sind enorm gestiegen. Kunden erwarten immer umfangreichere Produktdaten und Kataloge werden immer komplexer.
Die Implementierung eines PIM-Systems spart Unternehmen Zeit und Geld beim Produktdatenmanagement, insbesondere bei großen Katalogen.
Da es zwischen PIM und ERP immer Überschneidungen gibt, ist es für Ihren täglichen Betrieb und in der Kommunikation mit Ihren Kunden, von entscheidender Bedeutung, einen ausgewogenen Ansatz zwischen beiden Systemen zu finden. Dabei gibt es zwei Hauptszenarien: entweder ist das ERP führend oder das PIM-System.

Wir werden die Vor- und Nachteile der jeweiligen Ansätze im Hinblick auf Management, Verantwortung und Einführung neuer Produkte (NPI) betrachten und typische Anwendungsfälle skizzieren.

Vorgelagertes ERP-System

Bei diesem Ansatz wird der erste Produktdatensatz im ERP-System angelegt. Die Daten werden an das PIM-System weitergegeben, wo sie weiter angereichert und für die Veröffentlichung im Omnichannel-Bereich verwendet werden.

Vorteile

Klar definierte Datenflüsse vom ERP- zum PIM-System, mit eindeutigen Prozessverantwortlichkeiten. Die Systemschnittstelle ist lediglich eine geringfügige Prozesserweiterung und verursacht minimale Gesamtbetriebskosten. Der gesamte Produktlebenszyklus wird vom ERP-System gesteuert.
Typische ERP-bezogene Daten aus z.B.  Logistik, Stücklisten oder Handelsdaten werden im ERP-System gestartet und bleiben dort gespeichert. Alle angereicherten Daten im PIM-System sind immer ein Zusatz zu den bestehenden ERP-Artikelstammdaten.

Nachteile

Ein vorgelagertes ERP-System hat auch Nachteile. Es vermischt die Workflows der Datenpflege in beiden Systemen. So können sich beispielsweise die im ERP-System geforderten technischen Attribute von den kanalrelevanten Attributen unterscheiden. Um unterschiedliche Produktinhalte in verschiedenen Systemen zu pflegen, müssen User zwischen den Systembenutzeroberflächen hin und her wechseln. Wenn PIM-Daten für ERP-Prozesse benötigt werden, wie z. B. sprachspezifische Daten für Lieferscheine, muss das ERP-Datenmodell erweitert werden. Und wenn Kaufteile oder Handelswaren ein benennbarer Teil des Master-Sortiments sind, haben Sie zwei Möglichkeiten. Entweder muss das ERP-Lead-Szenario durch das PIM-Lead-Szenario ergänzt werden („Prozessduplizierung“), oder das ERP-Datenmodell muss erweitert werden, um durch PIM-bezogene Inhalte zu führen.

Typische Anwendungsfälle

  • Anwendungen, bei denen das ERP-System vorgelagert ist und die Einführung neuer Produkte (NPI) nacheinander erfolgt:  
  • Branchenbezogenes Szenario für selbst erstellte Produktsortimente.
  • Bei einem etablierten PLM-Workflow, mit einem gemeinsamen Konzept für Lifecycle-Meilensteine und Quality Gates.
  • Kaufteile oder Handelswaren sind keine benennbaren Teile und wirken sich nicht auf das Produktsortiment aus.
  • Organisationseinheiten für die Datenpflege werden nacheinander implementiert.
  • User-Rollen für die PLM- und/oder MDM-Wartung sind im Wesentlichen von User-Rollen getrennt, die für kanalbezogene Produktinhalte verantwortlich sind.
  • Die NPI durch ERP basiert oftmals auf (bereits etablierten) Prozessen im Produktlebenszyklus (z. B. Produktentstehung, Produkteinführung mit spezifischen Meilensteinen und Quality Gates).

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Vorgelagertes PIM-System

Bei diesem Ansatz wird der erste Produktdatensatz im PIM-System angelegt. Die Informationen werden mit dem ERP ausgetauscht und eine Produkt-ID an das PIM-System zurückgegeben.

Vorteile

Wenn Ihre Lieferanten für die aktive Vorverarbeitung der Datenpflege verantwortlich sind, reduziert dies die Prozesskosten. Massen- (Lieferanten-) Daten lassen sich importieren, ohne sofort im ERP dargestellt zu werden, was die ERP-Kosten weiter reduziert. Datenstufen bei multiplen Lieferanten sind nun ebenso möglich, wie ein gestaffeltes und aktives Category Management auf der erweiterten Content-Basis. Darüber hinaus ermöglicht ein vorgelagertes PIM-System den Zugang zu erweiterten Lieferantendatenbanken für das Maverick Buying. Es bietet auch ein Basis-Set-up eines PIM-bezogenen MDM-Szenarios für Produkte mit multiplen Lieferanten.
Dies ist das „Goldener Datensatz Prinzip“: ein Stammartikel für mehrere Lieferantenartikel.

Nachteile

Das PIM-System vorzulagern hat ebenfalls auch Nachteile. Erstens werden der Datenfluss und die Datenverarbeitung immer komplexer. Das bedeutet: Es müssen komplexere Prozesse und Datenschnittstellen implementiert und betrieben werden. Zweitens müssen User im Bereich der Datenverwaltung oftmals systemübergreifende Datenerstellungsprozesse abdecken. Bei diesem Szenario ist auch ein Durchlauf für ERP-bezogene Lieferantendaten erforderlich.
Entweder durch die Trennung des PIM-Systems von ERP-bezogenen Daten vor dem Import in das PIM („Datenschalter“) oder durch die Erweiterung des PIM-Datenmodells mit dem ERP-Produktdatenmodell (wie logistische Daten, Einkaufspreise). Der Produktlebenszyklus ist zwischen PIM- und ERP-Verantwortung aufgeteilt, was zu einer komplexeren Datenverwaltung führt. So wird beispielsweise die Verantwortung für das Sortiment auf zwei Systeme verteilt.

Typische Anwendungsbeispiele

Anwendungen, bei denen PIM vorgelagert ist und die Einführung neuer Produkte (NPI) synchron erfolgt:

  • Für ein typisches Onboarding-Szenario mit mehreren Lieferanten für (internationalen) Groß- und Einzelhandel.
  • Perfektes Szenario für eine Longtail-Strategie.
  • Massendatenverarbeitung und Prozessautomatisierung.
  • Wenn innerhalb von PIM eine kanalbezogene Sortimentsdefinition festgelegt ist.
  • Organisationseinheiten für die Datenpflege werden durchgängig entlang des Lebenszyklus  von Produktinformationen implementiert.
  • Das Category Management beginnt beim strategischen Einkauf und endet bei der kanalspezifischen Content-Verbesserung und Sortimentsdefinition.
     

ERP oder PIM?

Es kann nur einen Ausgangspunkt geben, an dem Produktdatensätze erstmals angelegt werden. Sie müssen also eine der beiden Optionen als Hauptbasis der PIM-Architektur wählen. Mithilfe der folgenden Fragen können Sie die richtige Entscheidung treffen:

  • Gibt es derzeit einen zentralen Punkt, an dem alle Produktdatensätze erstmals angelegt werden?
  • Gibt es einen PLM-Prozess und ist er mit dem ERP-System verbunden?
  • Liefert das ERP-System eindeutige IDs für Produkte, die an anderer Stelle im Produktdatenprozess verwendet werden?
  • Haben alle an der Produkterstellung Beteiligten Zugriff auf das ERP- und PIM-System?

Haben Sie all diese Fragen mit Ja beantwortet?
Dann ist ein vorgelagertes ERP-System der beste Ansatz. Aber wie in jeder Situation gibt es auch hier Abhängigkeiten und unternehmensspezifische Anforderungen, bei denen die andere Option besser geeignet sein könnte.
Die Schlüsselfrage lautet daher: Ist Ihr aktueller Produkterstellungsprozess eng in die ERP-Umgebung eingebunden oder nicht?  Das letzte, was Sie tun möchten, ist, mehrere Geschäftsprozesse an das neue PIM-System anzupassen. Streben Sie minimale Änderungen in Ihrer aktuellen Umgebung und Ihren Geschäftsprozessen an. Konzentrieren Sie sich auf einen einzigen Speicherplatz für Ihre Produktinformationen. Im Allgemeinen gibt es keinen bevorzugten Ansatz, nur den Ansatz, der am besten zu Ihrer Situation passt.

In diesem Blog haben wir nur an der Oberfläche der elementaren Fragen gekratzt. Wenn Sie tiefer in das Thema einsteigen wollen, lassen Sie sich gerne von uns beraten. Kontakt uns.

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Martin Roxlau

Director Sales and Business Development

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